a) Görevler:

• Dış ve iç hattan gelen telefonlara bakmak, öğrenci ve öğretim üyelerinin lisansüstü eğitim ve öğretim süreçleri ile ilgili bilgi vermek,
• Yazı işleri, Muhasebe biriminin öğrenci işlerinden istediği (görev tanımındaki konularla ilgili) bilgi ve belgelerin çıktısını alarak imzalı veya paraflı olarak sunmak,
• Öğrencilerin talep ettikleri; öğrenci belgesi, transkript, not durum belgesi, ilgili makama vb. belgeleri hazırlamadan önce durumlarını kontrol ettikten sonra uygun ise dilekçelerini alıp ilgili evrakı paraflayarak gelen evrak’ a kaydını yaptırıp yazı işlerine vermek,
• Öğretim üyelerinin talep ettikleri; danışman listesi, derse giren öğrenci listesi, yoklama, verilen dersler vb. belgeleri hazırlamadan önce durumlarını kontrol ettikten sonra şayet uygun ise dilekçelerini alıp ilgili evrakı paraflayarak gelen evrak’ a kaydını yaptırıp yazı işlerine vermek,
• Güz ve Bahar yarıyılında online başvuru programına ilandaki özel şartları girerek hazır hale getirmek, başvurusu uygun olmayanları bilgilendirmek, gerektiği hallerde iptal etmek,
• Yatay geçiş müracaatlarını almak,
• Mülakata girecek öğrenci listelerini hazırlamak, mülakat notlarını sisteme yüklemek, mülakatı kazanan öğrencilerin listesini yönetim kurulu kararı için yazı işlerine paraflı şekilde vermek, kesin kayıt işlemlerini yapmak,
• TİK raporlarının yönetmelikte belirtildiği üzere güz ve bahar dönemi 12. ve 6. aylarda verilmesi için TİK raporu verecek anabilim dalı öğrencilerinin listesini 1 hafta öncesinden hazırlayarak anabilim dallarına gönderilmek üzere yazı işlerine vermek, gelen raporlarının ön incelemesini yapmak, yönetim kurulu gündemi için listelenmesini yapmak,
• Mezun durumda olan, Dr yeterliğe ve Tez önerisi savunma sınavına girecek öğrencilerin evraklarının kontrollü, öğrenci durum belgesinin onaylanması, Dr. yeterliğe girecek öğrenci listesini hazırlayarak öğrencilerin bilgilendirilmesi için yazı işlerine paraflı olarak verip anabilim dallarına yazışmanın yapılmasını istemek,
• İntibak işlerinin yapılması,
• Dr. yeterlik komitelerinin ve anabilim dalları öğretim üyeleri listeleri ile, enstitü kurulu anabilim dalları liste ve evraklarının güncellenmesi,
• Enstitü web sayfası ile ilgili güncellemelerin yapılması, formların oluşturulması, güncellenmesi, yeni anabilim dalı açılması, öğretim üyesi unvanlarının, anabilim dalı başkanlığı isim değişikliklerinin, idari personel değişikliği, ECTS vb. gibi bilgilerin düzenlenmesi,
• Mezun olan öğrencilerin YÖK’e teslim edilmesi gereken tez PDF’lerinin veri tabanına yüklenmesi,
• Sınav tarihlerini bildiren anabilim dallarının listesini web sitesinde ilan için hazırlamak ve ilan etmek,
• Enstitüye alınacak lisansüstü öğrencilerinin kontenjanlarını ve özel alım koşullarının yer aldığı ilanları hazırlamak ve ilan edilmesini sağlamak,
• Enstitüye alınacak yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin ön kayıt başvurularının alınması ve kayıt hakkı kazanan öğrencilerin kayıt işlemlerinin yapılması Lisansüstü öğrencilerinin ders kayıt kontrollerinin yapılması,
• Lisansüstü öğrencilerinin danışman atama işlemlerinin yapılması,
• Öğrencilerin burs, staj, askerlik vb. konularındaki yazışmaların zamanında ve mevzuata uygun olarak yürütülmesini sağlamak,
• Öğrenci Belgesi (Türkçe-İngilizce) vermek,
• Transkript (Türkçe-İngilizce) vermek,
• Öğrenci başvurularını ve kesin kaydını almak,
• Öğrenci ilgili alınan dersleri, danışman, tez önerisi, kayıt dondurma vb. konularla ilgili Enstitü Yönetim Kurulu ve Enstitü Kurulu kararlarının öğrenci bilgi sistemine işlenmesi ve uygulanması,
• Öğrencilere durumları hakkında bilgi vermek,
• Yönetim Kurulunda görüşülmesi gereken evrakları yönetim kuruluna hazırlamak ve sunmak,
• Öğrencilerle ilgili emniyet müdürlüğü ve diğer resmi kurumlarla resmi yazışmaları yapmak,
• Enstitümüzden ders alan diğer enstitü öğrencilerinin yazışmalarını yapmak ve dönem sonunda sınav sonuçlarını enstitülerine yazılı olarak bildirilmek,
• Enstitümüz dışından ders alan kayıtlı öğrencilerimizle ilgili yazışmaları yapmak,
• Öğrencilerin çeşitli konularda verdiği dilekçelere yazılı olarak cevap vermek,
• Bilimsel Hazırlık Programı ile ilgili yazışmaları yapmak,
• Yabancı uyruklu öğrencilerin evraklarının kontrolünü yaparak kayıtlarını almak,
• Kaydı silinen veya mezun olan yabancı uyruklu öğrencilerle ilgili gerekli yazışmaları yapmak,
• Yükseköğretim Kurulu Ulusal Tez Merkezi’ne doktora ve yüksek lisans tezlerinin elektronik ortamda yüklenmesi için gereken işlemleri yapmak,
• Diploma basımı ve diploma defterinin oluşturulması ile ilgili işlemleri yapmak,
• Mezun olan ve kaydı silinen öğrencilerin dosyalarını arşivlemek,
• Öğrenci Disiplin işlemlerinin yürütülmesine yardımcı olmak, 4982 sayılı Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde gereken işlemleri yapmak,
• Öğrencilerin sorularını cevaplamak, Erkek öğrencilerin askerlik işlemleri (tecil, isteğe bağlı tecil kaldırma ya da mezuniyet sonrası askerlik şubesine bilgi verilmesi) ile ilgili yazışmaları yapmak,
• Enstitüye kayıtlı tüm öğrencilerin her türlü yazışmalarını, katkı paylarıyla ilgili işlemlerini, öğrenci kimliklerinin dağıtım işlemlerinin yapılmasını, öğrencilerle ilgili evrakların arşivlerinin tutulmasını, öğrenci bilgilerinin ve notlarının Üniversite Öğrenci Bilgi Sistemine girilmesini ve öğrencilerle ilgili duyuruların yapılmasını sağlamak,
• Yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin tez savunma sınavına girdikten sonra mezun olabilmeleri için hazırladıkları tezleri kontrol etmek ve kabul etmek,
• Enstitü web sayfasının düzenlenmesini sağlamak ve takibini yapmak,
• İş verimliliği ve barışı açısından diğer birimlerle uyum içinde çalışmaya gayret etmek,
• Lisansüstü öğrencilerinin ve öğrenci olmak isteyenlerin bilgi almak için gelen telefonları cevaplamak,
• Mazereti sebebiyle sınavlara giremeyen öğrencilerin Enstitü Yönetim Kurulu karar sonucu doğrultusunda öğrenci bilgi sistemine sınav tanımının yapılması, yasa, yönetmelik ve genelgelerle istenilen istatistiki bilgilerin zamanında ilgili yerlere gönderilmesini sağlamak,
• Öğrencilerin idari işlemlerindeki hata ve uygunsuzlukları zamanında Enstitü sekreterine bildirmek,
• Öğrencilerin eğitim öğretim faaliyetleri ile ilgili tüm evraklarının mevzuatına uygun olarak saklanmasını sağlamak,
• Öğrencilerin mezuniyet ve diplomaları ile ilgili işlemlerinin mevzuatına uygun olarak yürütülmesini sağlamak,
• Enstitü web sayfası ile ilgili güncellemeleri yapmak,
• Üniversite-Sanayi İşbirliği Protokollerini öğrencilerden toplamak ve dosyalamak,
• Birim amirlerinin vereceği alanı ile ilgili tüm işleri yapmak.

b) Yetkisi:

• Görevlerini, Enstitünün belirlediği yetki sınırları çerçevesinde yerine getirir.

c) Sorumlulukları:

• Görevini yerine getirmenin ve yetkilerini kullanmanın sonuçlarından dolayı ilk üst amirine (Enstitü Sekreterine) karşı sorumludur. Evrakla ilgili sorumluluk Araç-gereç malzeme ve donanımla ilgili sorumluluk.